A fizetési rendszerek problémái jogszabályi szemszögből 

A számviteli törvény, az adózás rendjéről szóló törvény, kisvállalati adóról szóló törvény és még egyéb jogszabályhelyek foglalkoznak a készpénzmozgásokkal. A készpénz ilyen fajta szabályozása azért szükséges mert a szürkegazdaság melegágya a közgazdaságtanban és nehezen követhető. Van azonban megoldás a vállalkozók számára. Gyüre Ferenc adószakértő írása. 

A készpénzhasználat Magyarországon a mai napig elterjedt, sokan részesítik előnyben ezt a fizetési módot. Megvan a maga kultúrája, de nem szabad elfelejteni, hogy veszélyeket és kockázatokat is jelenthet. A fizetési rendszerek és lehetőségek vizsgálata során a vállalkozónak azzal is számolnia kell, hogy az egyes jogszabályok mit követelnek meg a készpénzzel kapcsolatban, és annak megsértése vagy be nem tartása milyen mértékű szankciót tud maga után vonni. Használata során ezért nagyon kell figyelni, hogy ne legyen büntethető. 

Sokan követik el azt a hibát, hogy kivesznek pénzt a pénztárból, és a kiadási pénztárbizonylatot „majd holnap” rögzítik. Ezt azonban egész egyszerűen elfelejtik.  Gyakori szabálytalanság, hogy átmenetileg kivesznek egy kis „kölcsönt” majd pár nap/hét múlva visszateszik. Szintén sokszor fordul elő, hogy az ügyeleteket nagy tételben készpénzzel bonyolítanak, ami igencsak gyanús.  

Ezek azok a tipikus példák, amire az adóhatóság és a legtöbb esetben büntet is. 

A számviteli politika 

Mire kell nagyon figyelni? Az elsődleges szabály, hogy a gazdálkodó egységnek (egyéni vállalkozó, polgári jogi társaság és még egy-két egyéb speciális alany kivételével) a számviteli törvény értelmében számviteli politikát kell készítenie, és azon belül külön ki kell térni a pénzkezelési szabályzatra. Ez generális szabály, tehát független, hogy a gazdálkodó egység most készpénzt fogad el, vagy sem. Viszont a gyakorlatban a problémás rész az, hogy ezen szabályzat keretében meg kell határozni a gazdálkodó egységre vonatkozó maximális napi készpénz-záró állományt, és a készpénz ellenőrzésére vonatkozó szabályokat.  

Amikor a NAV közbelép 

Ezen a ponton szokott az adóhatóság becsatlakozni a vizsgálódásba, melynek alapvetően két példája van. Az egyik eset az, hogy sajnos ezen állományi mérték nem minden esetben van meghatározva. Az adóhatóság ilyenkor saját tapasztalata és gyakorlati mérések, forgalom és állományok alapján meghatározza, hogy az adott gazdálkodó egységre, milyen napi készpénzállomány a releváns. Természetesen figyelembe veszik többek között, hogy milyen méretű a cég, mi a termék, az mekkora értéket képvisel. 

Az érték meghatározása során az adóhatóság egy meghatározott időszakot vizsgálva megállapítja, hogy történt-e jogértés. Ha igen, az adózó akár 500 ezer forint bírsággal is sújtható. A gyakorlatban az is megfigyelhető, hogy azon adóalanyok, akik már egyszer elkövettek valamilyen szabályzattal kapcsolatos sértést, a NAV ellenőrzési kiválasztási metodikájában nagyobb eséllyel újra kerülnek be, mint egy „tiszta” még nem ellenőrzött adózó, és egy esetleges második szabálytalanság elkövetése súlyosabb szankciókat von maga után.  

A második eset az, hogy van napi maximális készpénzállomány a szabályzatban, de azt a gazdálkodó egység nem figyeli, vagy esetleg új munkatárs nem tudja, nem tanulmányozza a szabályzatot.

Ekkor az eredmény az adóhatósági vizsgálatok során nem változik, bírság kiszabása történhet.

Ha azonban gazdálkodó egység nem fogad el készpénzt az értékesítésért cserébe, akkor számára a napi készpénzállomány maximumának meghatározásán, és annak szabályzatban rögzítésén kívül nem lesz egyéb teendője. 

Amit a készpénzért fizetünk 

Ne feledkezzünk meg róla, ahogy egy korábbi cikkünkben is kifejtettük, hogy a készpénzhasználatnak bizony költségei vannak a vállalkozó számára. Külön idő-és pénz ráfordítást igényel a pénztárgép és a széf használata. A pénztári adminisztráció során napi pénztárzárásra és készpénzforgalom nyilvántartására van szükség, ami idő-és munkaigényes. Ha korlátozzuk az ügyfélkört, az potenciális bevételkiesést jelenthet.ValamintLopás esetén készpénz vonzó célpont lehet És többletköltséget jelenthet a készpénz biztosítása is. Továbbá több bank és pénzügyi szolgáltató kedvezményeket vagy visszatérítéseket kínál az elektronikus fizetési megoldások használatakor.

Ezeket a kedvezményeket a készpénzes fizetéssel nem lehet kihasználni. 

Maximalizált beszerzési összeg 

Hasznos információként fontos kiemelni, hogy azon gazdálkodó egységek, amelyek az ügyletek jelentős részét készpénzzel bonyolítják le, vélhetően nem csak az értékesítéseikre használják a készpénzt, hanem a beszerzéseikre is, viszont itt az adózás rendjéről szóló törvény havi szinten 1, 5 millió forintos készpénzes mozgást engedélyez. Ezt mindenképpen szem előtt kell a gazdálkodó egységnek tartania.  

Látható, hogy a gazdálkodó egység, azaz a vállalkozó saját fizetése megoldásai megkönnyíthetik és meg is nehezíthetik az adminisztrációs tevékenységet. A megfelelően kitalált és alkalmazott fizetési megoldások könnyebbséget jelentenek a saját szabályzatunknak való megfelelésben, és könnyebb elkerülni a készpénzállomány növekedése miatti esetleges szankciókat.  

Annak ellenére, ha a fizetési megoldások megfelelően elosztják, de van benne készpénzes mozgás, akkor nagyon körültekintően kell a pénzkezeléssel kapcsolatos kötelezettségeket ellátni. 

Mindezektől a kockázatoktól van azonban lehetőség megszabadulni és minimalizálni a rizikós eseteket. Ehhez a vállalkozáson belül érdemes csökkenteni a készpénz arányát és a bevételi forrásokat alternatív megoldásokkal gazdagítani, például digitális fizetés és a kártyaelfogadás bevezetésével vagy ezen alternatívák arányának növelésével a készpénzzel szemben.