A készpénz és a bankkártya szerepe a számvitelben

A korábbi cikkekben vizsgáltuk a készpénzes és a bankkártyás fizetéseket általánosságban, költség oldalról, a különböző fizetési lehetőségek, valamint megoldások tükrében, és természetesen adózás szempontjából. A következőkben vizsgáljuk meg a számvitel oldaláról a készpénz és bankszámla (bankkártya) közötti főbb különbségeket. Állandó szerzőnk, Gyüre Ferenc írása.

Erről szól a cikkünk:

• Számviteli szabályok és pénzkezelési szabályzatok: A készpénzhasználat megengedett, de bonyolultabb szabályozást igényel, míg a bankszámlapénz kezelése egyszerűbb, köszönhetően az adminisztrációs különbségeknek.
• Bizonylati rendszer: A bankszámlás tranzakciók egyszerűbben követhetők a bank által biztosított bankszámlakivonatok alapján, míg a készpénzes ügyletekhez részletesebb, manuálisan készített bizonylatok szükségesek.
• Napi adminisztráció: A készpénzhasználat napi pénztárjelentést igényel, amely a nyitó és záró egyenleget, valamint a napi tranzakciókat összesíti, ezzel szemben a bankszámla tranzakcióit a bank automatikusan nyomon követi.
• Kockázatok és hatékonyság: A bankszámlás fizetések átláthatóbbak és gyorsabbak, míg a készpénzhasználat több adminisztratív hibalehetőséget rejt magában, például negatív pénztáregyenleg kialakulásá
• A készpénzhasználat a számvitelben nem tiltott, azonban figyelemmel kell lenni arra, hogy a számviteli törvény mit fogalmaz meg a készpénzhasználatra.

Akit mélyebben érdekel a téma, az olvasson tovább!

A számviteli törvény 14.§ alapján a gazdálkodónak minden esetben rendelkeznie kell számviteli politikában, melynek keretében el kell készítenie a pénzkezelési szabályzatot. A pénzkezelési szabályzat a pénzforgalom lebonyolítását szabályozza mind a készpénzre, mind a bankszámlapénzre vonatkozóan. A bankszámlapénznek a pénzkezelési szabályzata lényegesen egyszerűbb, mint a készpénzé, mely legfőképpen adminisztratív okokra vezethető vissza.

Bizonylatok

A bankkártya használatról a számlavezető bank havonta bankszámlakivonatot tesz közzé annak érdekében, hogy a havi költések és bevételek nyomon követhetőek legyenek, és amely egyébként alapja a könyvekben való rögzítésnek. Tehát egy bankszámlakivonaton szereplő minden mozgás, a mozgás napjára vonatkozóan megjelenik a gazdálkodó egység könyveiben. Nem lehet sem több sem kevesebb tétel rögzítve a könyvelésbe a bankszámlákra vonatkozóan, mint ami a bankkivonaton megtalálható. Ez független attól, hogy a gazdálkodó átutalással, QR kód alapon, bankkártyával vagy bármilyen egyéb bankszámlához köthető fizetési megoldást használt.

Tehát számviteli oldalról a bankszámlás tételek kezelése a bankkivonat, a hozzá kapcsolódó szabályok, valamint a bankkivonaton megjelenő tételek számlái/szerződései alapján megfelelőnek és elégnek fog minősülni.

Ezzel szemben a készpénznek a bizonylatai sokkal sokrétűbbek. Egyrészről eleve kétféle bizonylat jelenik meg, egy kiadási és egy bevételi pénztárbizonylat. A kiállítása ezen bizonylatoknak minden esetben a készpénzmozgással egyidejűleg kell, hogy történjen, nem pedig utólag, mely jelentősen növeli a készpénzes fizetés hosszúságát. Az azonnali kiállítás azért is fontos, mert a másik partnernek is szükséges az aláírása a bizonylatokon. E mellett fontos, hogy a bizonylatokon megjelenjen még a tranzakció napja, összege számmal és betűvel, a gazdasági esemény leírása, a nem gazdálkodó fél azonosító adta függetlenül, hogy magánszemély vagy nem magányszemély, e mellett kell a pénztáros és az utalványozó aláírása is.

Ezeket mind-mind részletesen a pénzkezelési szabályzatba rögzíteni kell, de csak akkor, ha a gazdálkodó használ készpénzt.

Pénztárjelentés

Ezek mellett naponta kell készíteni egy napi pénztárjelentést, mely a tárgynapra vonatkozóan összesíti a be és a kifizetéseket, és megmutatja, hogy a tárgynapi nyitó egyenleg halmozottan bevétel és kiadás szempontjából, hogyan zárult.

Már látható, hogy a bankkivonat önmagában megfelelő dokumentumot jelent és sokkal egyszerűbb a kezelése a gazdálkodó számára, mint a készpénzes használat.

A bankkivonatot a bank készíti, a pénztárjelentéseket a gazdálkodó. A bankkivonat is tartalmaz minden egyes tranzakciót napra, esetleg még órára pontosan automatikusan, míg a pénztárbizonylat ez mind manuális munkát igényel. Ezek mellett a legfontosabb, hogy a bankkivonat nem tud negatív egyenlegbe futni, míg a pénztári állomány bizonylat szinten ki negatív egyenlegre tud futni, mely jellemzően két okra vezethető vissza. Egyrészről kiadási pénztárbizonylat kerül kiállításra bevételi helyett, vagy pedig a gazdálkodó saját pénzeszközt is bevon, fiktíven emelve a gazdálkodó pénzeszközét.

A következő részben a könyvvizsgálati szabályozás tükrében vizsgáljuk meg a készpénz és a bankszámla (bankkártya) közötti különbséget.