Egyszerűbb és pontosabb könyvelést szeretnél? Légy készpénzmentes vállalkozó!

Fodor Bettinát a szakmában és az ügyfelek körében a legtöbben egyszerűen csak „online könyvelőként” ismerik. A szakember számára hosszú ideje fontos a papír- és készpénzmentesség. Miután saját tapasztalatai alapján váltott és választotta a papírmentes ügyvitelt, a mindennapi gyakorlatban tanulta ki és ismerte meg annak minden előnyét. A kártyaelfogadás fontosságának és a készpénzhasználat csökkentésének hangsúlyozása ennek a szemléletmódnak a szerves része. Fodor Bettina írása.

A készpénzmentes ügyfélrendszer előnyei közé tartozik többek között a könyvelés pontossága. Az elektronikus fizetések és tranzakciók nyomon követhetőbbek és pontosabbak a készpénzes tranzakcióknál. Utóbbiak ugyanis gyakran nehezen ellenőrizhetők és számos hibalehetőséget rejtenek magukban. Melyik könyvelő ne találkozott volna már azzal, amikor az ügyfél tőle várja év végén, hogy mondja meg: mennyi a pénztár egyenlege?! Pedig ilyenkor az ügyfélnek kellene hoznia a házipénztár-könyvet.

Céges pénzt privát ajándékra? Soha!

Az alábbiakban egy konkrét esetet mutatok be, amelyre előző írásomban már utaltam. Egy céges ügyfél hívott fel azzal, hogy mondjam meg, mennyi pénze van a pénztárban, mert szeretné azt elkölteni. Gyanús volt, hogy engem hív ez ügyben, és nem egyből azt a pénzt költi, amit a pénztárában talál. Ettől függetlenül eleget tettem a kérésének, láttam, hogy X összeg van nálunk a könyvelés szerint. Nagyon meglepődött, azt mondta, biztosan kevesebbnek kell lennie, hiszen ő abból a múlt héten már költött, mert ki kellett fizetnie a párja ajándékát. Azonnal jeleztem neki, hogy ezt nagyon rosszul tette, hiszen az nem az ő privát pénze, így nem költheti el személyes ajándékokra, mert az sikkasztást, lopást, hűtlen kezelést és még sorolhatnám mennyi mindent jelent. Amikor ezt megértette, pótolta a pénztárból hiányzó összeget.

Azóta szerencsére már áttért kizárólag digitális pénzkezelésre, teljesen készpénzmentessé vált, így hasonló eset többé már nem fordulhat elő. A napokban beszéltem vele, rákérdeztem, hogy emlékszik-e erre az ügyre. Emlékezett és örült, hogy már nincs „csábító készpénz” a cégében. Így fejben jobban el tudja különíteni, hogy a bankszámlán lévő összeg nem az ő mindennapokhoz szükséges pénze, hanem a vállalkozásáé.

Kevesebb hiba, nagyobb átláthatóság

A készpénzmentes ügyletek esetében a bevételi- és kiadási tranzakciók pontosan rögzülnek a számlázó- és pénzügyi nyilvántartó rendszerben. Ennek következtében a könyvelési folyamatok pontosabbá és gyorsabbá válnak. Az elektronikus tranzakciók egyszerűsítik a számlázási folyamatot, lehetővé teszik a számlák gyorsabb kiegyenlítését is. Gondoljunk csak a webshopokban bankkártyával azonnal kiegyenlíthető megrendelésekre, vagy a nagyáruházak gyorskasszáira, ahol fele annyi idő alatt végzünk, mintha a hagyományos pénztárnál várnánk a sorunkra.

Mindezeken felül az elektronikus fizetések, tranzakciók automatizálása és digitalizálása csökkenti a készpénzes műveletek esetén előforduló hibákat. A mi irodánkban is megtörtént, hogy a kolléganő elütött egy számot, elírt egy nevet, és emiatt hibás eredmények születtek a könyvelésben. Ezeket persze utólag lehet javítani, de kellemetlenné teszi a munkát. Az automatizált rendszerek képesek azonnal azonosítani a hibás tranzakciókat és lehetővé teszik az azonnali helyesbítésüket. Ez a fajta pontosság és precizitás jelentősen javítja a könyvelési folyamatok hatékonyságát. Megakadályozza a készpénzhiány miatti problémákat, amelyek negatívan befolyásolhatják a vállalkozások pénzügyi stabilitását és növekedését.

A készpénzmentes ügyfelek és rendszerek emellett hozzájárulnak a könyvelési folyamatok hatékonyságához, csökkentik a hibalehetőségeket. Ez az üzleti folyamatok javításához vezethet a könyvelésben, illetve az ügyfél vállalkozásában is.

Miért érdemes vállalkozóként/ügyfélként is a készpénzmentességet választani? Azért, mert:

• Kártyával az élet gyorsabb, egyszerűbb és kényelmesebb!
• Egyszerűbb, pontosabb és gyorsabb a vállalkozás könyvelése.
• Az ügyfelek szívesen fizetnének kártyával, akkor is, ha nem beszélnek róla.
• A kártyaelfogadás ma már alap!
• Kártyaelfogadással népszerűbb lehet a vállalkozás másokénál.
• Tisztábban látsz vállalkozásod pénzügyeit illetően!
• Kártyával az emberek többet költhetnek és nőhet az előre nem tervezett vásárlások száma is!
• Kártyával is adható borravaló.

Ha kis- és középvállalkozásod van, de még nem vagy bankkártya-elfogadó, az elinduláshoz hasznos segítséget találsz erre az oldalra kattintva!

Képforrás: Getty Images