Ezért vezess naplót vállalkozóként a készpénzhasználatról! 

Magyarországon könnyű figyelmetlenségből, vagy egyszerűen meg nem értésből törvénytelenséget elkövetni a vállalkozásban. Akár azzal is, ha valaki pénzt vesz fel „céges” bankszámláról, de nem költi azt el. Mire figyelj vállalkozóként, ha ATM-et használtál? Mikor fordulj a könyvelődhöz? Állandó szerzőnk, az online könyvelő Fodor Bettina cikkéből kiderül! 

A „pénztárkezelés” szó hallatán legtöbbeknek valószínűleg a nagyvállalatok pénztára jut eszébe. Valójában a fogalom alatt mindössze annyit értünk, hogy követjük a bejövő és kimenő készpénz útját és kezeljük is azt.  

Előre tervezve

Ilyet pedig gyakorlatilag minden háztartás készít valamilyen formában. Ha például apa és anya kiszámolja, hogy mennyi pénzt kell félretenni étkezésre, ruházkodásra, különleges alkalmakra, egyebekre, akkor pénztárat kezelnek. Aztán egy kockás füzetben, vagy éppen közös, felhő alapú táblázatban vezetik, hogy a tervekből mi és hogyan valósult meg. Nehéz számot adni a költésekről, ha ezt valaki mégsem vezeti, vagy nem következetesen teszi.  

Osztálypénzt utalva?

Megtörtént eset, hogy barátnőm az év végi szülői értekezleten dörgedelmes felszólítást kapott, miszerint a kislánya egész évben nem fizette az osztálypénzt. A barátnőm mindig előre kifizet mindent, nem értette, hogyan felejthette el egy évig? Természetesen azt sem, hogy miért csak év végén szólnak neki erről. Kiderült, hogy az osztálypénzt egy borítékban kellett befizetni, készpénzben, ami így utólag lekövethetetlen.

Végül inkább elutalta egyben a tartozást, és amit még fizetni kellett. Majd közölte, hogy ő innentől csak utal mindent, mert annak nyoma van. 

Pénztárhiány és ATM

Mi történik, ha egy vállalkozásban mulasztják el vezetni a készpénzes kiadásokat, bevételeket? Ez, a hétköznapi életből vett mindennapi példa több ügyfelünkre is jellemző. Sokszor megesik, hogy vesznek valamit számlára, készpénzzel fizetnek, a számlát leadják nekünk, lekönyveljük, ekkor azonban kiderül, hogy a vállalkozásban nem is volt annyi készpénz, mint amennyit elköltöttek. Azon kívül, hogy a könyvelőknek jobban fáj, mint a vállalkozóknak, hogy hanyagok a pénztárkezelésben, még az adóhivatal is szeret büntetéseket osztogatni az ilyen hanyagságokra. De a pénztárhiány még a jobbik eset. Gyakran találkozom vele, amikor a kollégák panaszkodnak egymás közt, hogy az ügyfél ATM-ből készpénzt vett fel, de nem költötte el a pénzt.

Ezért egyre csak nő a vállalkozás pénztáregyenlege, akár több tíz milliós tételekig is elmenve!  

Sikkasztás gyanúja

Azon kívül, hogy felmerül a sikkasztás gyanúja, még könyveléstechnikailag is kihívást jelent, mert persze a vállalkozó nem szeretne adót fizetni a felvett pénz után, elvégre „az még a vállalkozásban van”. Ezzel szemben sokkal egyszerűbb és pontosabb, amikor a vállalkozók egyszerűen nem használnak készpénzt! Ha mégis olykor-olykor megteszik, akkor azt javaslom, hogy arról a pár alkalomról vezessenek egy naplót, amit leadnak a könyvelésre. Magyarországon nagyon könnyű léhaságból, figyelmetlenségből, vagy egyszerűen meg nem értésből valami törvénytelen dolgot művelni a vállalkozásban, de mindig egy féket jelent, ha ennek nyoma van, például a bankszámlán.

Borítókép: Getty Images