Készpénz vagy bankkártya? Nem mindegy, ha jön a könyvvizsgáló!

A készpénz és a bankkártyás fizetések kezelésének eltérő kockázatai és adminisztrációs követelményei kiemelt figyelmet igényelnek a könyvvizsgálat során.

A készpénzhasználat bonyolultabb ellenőrzési folyamatot és magasabb kockázatot jelent, míg a bankkártyás tranzakciók digitális nyomon követhetősége egyszerűsíti az auditálást. Ezért fontos, hogy a gazdálkodó egységek szabályos pénzkezelést folytassanak, és ezzel támogassák a könyvvizsgáló munkáját. Állandó szerzőnk, Gyüre Ferenc írása.

A gazdálkodó egységek meghatározott szint felett, vagy meghatározott tevékenységi kört végezve könyvvizsgálatra kötelezettek. A folyamat során a könyvvizsgáló a működést, a szabályoknak való megfelelést, a könyvek helyességét és egyéb dolgokat ellenőriz. Az ellenőrzés természetesen kiterjed a pénzeszközökre is, függetlenül attól, hogy a gazdálkodó készpénzt vagy bankszámlát, esetleg mindkettőt használ. Fontos kiemelni, hogy a készpénzállomány és a készpénzhasználat, ahogy a számviteli törvényben, úgy a könyvvizsgálatban is plusz feladatokat helyez az érintett felekre.

Erről szól még a cikk! (Ha érdekli, a következő bekezdésben folytatjuk.)

• Készpénzkezelési szabályok és kockázatok Hogyan határozható meg a pénztárban tartható maximális készpénzállomány, és miért kiemelten fontos ennek ellenőrzése a könyvvizsgálók számára?
• A készpénzes és banki tranzakciók különbségei Miért számít alacsonyabb kockázatúnak egy bankkártyás fizetést használó társaság ellenőrzése?
• Technológiai előnyök a könyvvizsgálatban Hogyan egyszerűsíti a digitális bankkivonatok használata az elemzéseket és az egyeztetéseket?
• Pénzmosás és terrorizmus finanszírozás Miért nagyobb a kockázat a készpénzes társaságoknál, és hogyan segíthet a szabályos pénzkezelési gyakorlat?
• Különböző pénznemek kezelése Mit kell figyelembe venni, ha a társaság több devizában bonyolítja gazdasági eseményeit, és hogyan érinti ez a könyvvizsgálati folyamatot?

Maximalizált állomány

Egyrészről a gazdálkodónak a pénzkezelési szabályzat keretében meg kell határoznia, hogy mekkora az a maximális készpénzállomány, amely a pénztárban lehet, és ennek betartását folyamatosan nyomon kell követnie, a könyvvizsgálónak ezt ellenőriznie kell. Ezek mellett a készpénzhasználat eleve egy emeltebb kockázati szintet jelent, amit a könyvvizsgálónak részletesen meg kell vizsgálnia. Ezt úgy teszi, hogy vagy részt vesz a leltározás folyamatában, vagy maga számolja át a készpénzállományt, ellenőrzi a bizonylatokat, a napi, esetleg időszaki jelentéseket, vagy saját maga átszámolja a bizonylatok alapján egy meghatározott időszak forgalmát és egyezteti a könyvekben való helyeséggel. Azonban a kockázatok kiszűrése sokkal nehezebb a csak fizikailag rendelkezésre álló dokumentumok miatt.

Egyszerű és kockázatmentes

Ezzel szemben egy csak bankkártyás fizetést lebonyolító társaság könyvvizsgálata sokkal egyszerűbb és kisebb kockázatú. Ennek oka, hogy a bankkivonat tartalmazza a nyitó és a záró adatokat, míg egy pénztárjelentés nem. Továbbá a bankkivonat biztos, hogy minden mozgást tartalmaz, még a bankköltségeket is. Ezzel szemben a pénztárbizonylat kiállítása lehet, hogy elmarad egy-egy tranzakció folyamán.

A bankkivonatok digitálisak, egy Excel-táblába egyszerűen importálhatók, és azokból számos egyezetető elemzés készíthető., A pénztárbizonylatok fizikailag állnak rendelkezésre, és azt Excel-táblába átemelni rendkívül erőforrásigényes, így számos egyeztetés kimaradhat. Ezt az egyeztetést egy bankkivonat elemzése során egyszerűen meg lehet tenni.

Könnyebb átvilágítás

Ezen kívül a pénzmosás és a terrorizmusfinanszírozási átvilágítás és ellenőrzés kockázata egy készpénzes társaság esetén sokkal nagyobb, mint a bankszámlás társaság esetén, mivel a készpénzhasználat nehezebben követhető, mint a bankszámlás mozgás.

A könyvvizsgálat során már a tervezési folyamatban különös figyelmet kell szentelni annak, hogy a készpénz megfelelő módon és megfelelő minőségben kerüljön átvilágításra, ezzel védve a társaságot és a könyvvizsgálót is.

A pénzkezelési szabályzatban meg kell határozni, hogy a gazdálkodó maximálisan mekkora készpénzállományt tarthat a pénztárban. Ezt a könyvvizsgáló mellett egyébként az adóhatóság is ellenőrzi, és ha történt ilyen ellenőrzés, azt a könyvvizsgáló következtetések leszűrésére is felhasználhatja.

A pénznemek nehézsége

A helyzetet tovább bonyolíthatja a társaság könyvvezetése és könyvvizsgálata szempontjából is, ha a társaság nem csak a saját devizanemében, hanem eltérő pénznemben is végez tevékenységet. Ekkor figyelembe kell venni, hogy a különböző pénznemek közötti átváltás a számviteli politikában foglaltak szerint történik-e.

Végezetül fontos kiemelni, hogy ezen a ponton figyelembe kellvenni a társaság eltérő pénznemben bonyolított ügyleteit, mivel előfordulhat, hogy olyan tevékenységet végez, amely már pénzváltásnak minősül. Ekkor a számviteli törvény, az esetleges könyvvizsgálati törvény mellett a Magyar Nemzeti Bank szabályzatainak is meg kell felelni.

Fotó: Gettyimages