Ügyvéd, könyvelő, adószakértő

Készpénzes tranzakciók: a könyvelők rémálma, vagy szükségtelen extra munka? 

Egy ügyfelem készpénzes fizetése miatt nemrégiben meg kellett, hogy nyissam a ritkán használt készpénzátvételi elismervények tömbjét. Ez egyben felhívta a figyelmet a készpénz és elektronikus fizetési módok közötti jelentős különbségekre is – könyvelési szempontból. Fodor Bettina, az online könyvelő írása. 

Miután egy fiatal ügyfelemnek kiállítottam a szokásos átutalásos számlát, váratlanul személyesen jelent meg az irodában, és pironkodva közölte, hogy szeretné befizetni a havi könyvelési díjat – méghozzá készpénzben.

Zavart a fizetés 

Nagyon zavarban volt, de előkaptam a számlázó programot, kikerestem a nevét és a kérdéses számlát. A programban átírtam, hogy készpénzben fizetett. Majd előkerestem az alig használt „bevételi pénztárbizonylat” nevű tömbünket. Felírtam a nevét, a dátumot, az összeget, hivatkoztam a számla sorszámára, kihúztam a fel nem használt rubrikákat, majd aláírtam és odanyújtottam neki, hogy ő is szignózza. Remegő kézzel, de neki is sikerült a jó helyen aláírnia a bizonylatot. Ekkor kitéptem a piros példányt, amiért már nyúlt volna. Mondtam neki, hogy az nem az ő példánya, hanem a miénk, hiszen bevételi készpénz bizonylat nevű; az ő példánya a következő zöld lesz, ami a „nyugta” nevet viseli. De ezt sem viheti el, csak ha lekönyveltük. Teljesen le volt döbbenve, azt mondta, ha tudta volna, hogy ennyi adminisztrációval jár készpénzben fizetni, akkor inkább várt volna két napot, és elutalta volna. Megnyugtattam, hogy a java nekünk még ezzel hátra van, ő csak a jéghegy csúcsát látta. Ekkor fogtam a két példányt, egyesével beszkenneltem, és külön helyekre mentettem a szerveren, majd felküldtem a könyvelőprogram-előkészítőbe a bizonylatokat, hogy kolléganőim rögzíthessék nála is, és nálunk is a könyveléshez. Ezután könyveltünk.

Bürokratikus módszer

Ezen a ponton a kedves ügyfelünk már nem tudta nem megkérdezni, hogy bírjuk ezt a sok bürokratikus teendőt. Mosolyogtam, elővettem a „havi pénztárjelentés könyvet”, és oda is bejegyeztem a kapott összeget, a kiadott bevételi bizonylatot és az eredeti számla sorszámát. Elmagyaráztam neki, hogy a pénztárt havonta rovancsoljuk, és a rovancsolt összegnek meg kell egyeznie a könyvbe felvezetett összeggel. Ügyfelem el volt képedve, mennyi plusz munkát okozott azzal, hogy készpénzben fizetett. Végül elárulta, hogy életében ekkor fizetett ki először számlát készpénzben a vállalkozásából, pedig már jó ideje könyvelünk neki.

Ez a kis egyszerű eset is mutatja, hogy a készpénzes fizetéseket vagy túlbonyolítják, vagy visszaéléseket okoznak vele (például a pincér könnyen elteheti a pénzt bizonylat adása nélkül). Ezzel szemben az online, készpénzmentes fizetésekkel kevesebb a gond, pontosabb az elszámolás, valamint visszakövethetőbb, mert a tranzakció pár másodperc alatt megy végbe. Adminisztrálni és könyvelni is egyszerűbb. Boldog a vevő, boldog a vállalkozó és a könyvelő is könnyebben elvégzi a banki munkát, mert biztosan van mivel egyeztetni a számlákat. A fiatalabb vállalkozók, vásárlók attitűdje egyre inkább eltolódik az online megoldások világába. Nem véletlen, hogy a kriptodevizákkal vagy éppen kriptodevizákban való kereskedés – bár visszaesett kissé a nemzetközi környezet hatására, de – még mindig virágkorát éli, és egyre elterjedtebb. Hiába, a jóhoz könnyű hozzászokni. Ezt a hozzászokást látom már az idősebb embereknél is, amikor közlekedési bérletet, tankolást, ebédet, és egyéb, mindennapi költségeket a telefonjuk segítségével fizetnek.

Borítókép: Getty Images

Tetszett a cikk?

További cikkek a témában

Ügyvéd, könyvelő, adószakértő Így használd könyvelőként hatékonyan a közösségi médiát... A közösségi média felületei célravezető marketing eszközként is jól ha...
Ügyvéd, könyvelő, adószakértő Adószakértő: kiszámolva olcsóbb bankkártyával fizetni, mint ... A készpénzhasználat számos rejtett költséget jelent, a bankkártyás fiz...
Ügyvéd, könyvelő, adószakértő Készpénz vagy bankkártya? Nem mindegy, ha jön a könyvvizsgál... A készpénz és a bankkártyás fizetések kezelésének eltérő kockázatai és...

Legnépszerűbb

Vállalkozz okosan Mikor érdemes könyvelőt váltani? Egy jó könyvelő nemcsak a pénzügyeid kezelését segíti, hanem fontos st...
Ügyvéd, könyvelő, adószakértő Így készülj a 2024-es évre, ha ügyvéd vagy közjegyző vagy!... Az új év az ügyvédek és a közjegyzők számára mindig egy viszonylag nyu...
Egyéni szolgáltatók Vízvezeték-szerelők januárja: fagyos rendszerek, sürgős beav... Januárban a vízvezeték-szerelőket számos kihívás és feladat várhatja, ...
Egyéni szolgáltatók Éves olajcsere: érdemes digitálisan is készülni az utolsó ro... Ahogy egyre kevesebb nap van hátra 2023-ból, úgy keresi fel egyre több...
Falusi szálláshely Szállást adsz ki? Ezek a kihívások várhatnak rád januárban... Az év első hónapja nyugalmasabb időszak minden vállalkozás számára, ig...
Vállalkozz okosan Üdvözlünk a Vállalkozónában, ahol vállalkozói siker útját eg... Örömmel jelentjük be, hogy az elmúlt időszakban számos fejlesztést val...

Ezt olvastad már?

Maradj velünk, mert rengeteg érdekes tartalom és praktikus tanács vár még rád, amit könnyedén hasznosíthatsz, hogy vállalkozásod még sikeresebb legyen! 

Összecsaptak fejed fölött a hullámok? Így kerülheted el a kiégést vállalkozóként
Digitalizáció és webshop: hogyan boldogulhatsz ezzel egyéni vállalkozóként?
Vállalkozz okosan Így kerülheted el a kiégést vállalkozóként A vállalkozói lét a legtöbbek számára a szabadságot, kreativitást és önálló...
Vállalkozz okosan Digitalizáció és webshop: hogyan boldogulhat ezzel egy egyén... A digitalizáció mára nemcsak a nagyvállalatok kiváltsága, hanem a legkisebb...
Érdekel további tartalom! Nem kérem az ajánlást
A Vállalkozóna tartalmai a Mastercard® támogatásával jöttek létre