Egy ügyfelem készpénzes fizetése miatt nemrégiben meg kellett, hogy nyissam a ritkán használt készpénzátvételi elismervények tömbjét. Ez egyben felhívta a figyelmet a készpénz és elektronikus fizetési módok közötti jelentős különbségekre is – könyvelési szempontból. Fodor Bettina, az online könyvelő írása.
Miután egy fiatal ügyfelemnek kiállítottam a szokásos átutalásos számlát, váratlanul személyesen jelent meg az irodában, és pironkodva közölte, hogy szeretné befizetni a havi könyvelési díjat – méghozzá készpénzben.
Zavart a fizetés
Nagyon zavarban volt, de előkaptam a számlázó programot, kikerestem a nevét és a kérdéses számlát. A programban átírtam, hogy készpénzben fizetett. Majd előkerestem az alig használt „bevételi pénztárbizonylat” nevű tömbünket. Felírtam a nevét, a dátumot, az összeget, hivatkoztam a számla sorszámára, kihúztam a fel nem használt rubrikákat, majd aláírtam és odanyújtottam neki, hogy ő is szignózza. Remegő kézzel, de neki is sikerült a jó helyen aláírnia a bizonylatot. Ekkor kitéptem a piros példányt, amiért már nyúlt volna. Mondtam neki, hogy az nem az ő példánya, hanem a miénk, hiszen bevételi készpénz bizonylat nevű; az ő példánya a következő zöld lesz, ami a „nyugta” nevet viseli. De ezt sem viheti el, csak ha lekönyveltük. Teljesen le volt döbbenve, azt mondta, ha tudta volna, hogy ennyi adminisztrációval jár készpénzben fizetni, akkor inkább várt volna két napot, és elutalta volna. Megnyugtattam, hogy a java nekünk még ezzel hátra van, ő csak a jéghegy csúcsát látta. Ekkor fogtam a két példányt, egyesével beszkenneltem, és külön helyekre mentettem a szerveren, majd felküldtem a könyvelőprogram-előkészítőbe a bizonylatokat, hogy kolléganőim rögzíthessék nála is, és nálunk is a könyveléshez. Ezután könyveltünk.
Bürokratikus módszer
Ezen a ponton a kedves ügyfelünk már nem tudta nem megkérdezni, hogy bírjuk ezt a sok bürokratikus teendőt. Mosolyogtam, elővettem a „havi pénztárjelentés könyvet”, és oda is bejegyeztem a kapott összeget, a kiadott bevételi bizonylatot és az eredeti számla sorszámát. Elmagyaráztam neki, hogy a pénztárt havonta rovancsoljuk, és a rovancsolt összegnek meg kell egyeznie a könyvbe felvezetett összeggel. Ügyfelem el volt képedve, mennyi plusz munkát okozott azzal, hogy készpénzben fizetett. Végül elárulta, hogy életében ekkor fizetett ki először számlát készpénzben a vállalkozásából, pedig már jó ideje könyvelünk neki.
Ez a kis egyszerű eset is mutatja, hogy a készpénzes fizetéseket vagy túlbonyolítják, vagy visszaéléseket okoznak vele (például a pincér könnyen elteheti a pénzt bizonylat adása nélkül). Ezzel szemben az online, készpénzmentes fizetésekkel kevesebb a gond, pontosabb az elszámolás, valamint visszakövethetőbb, mert a tranzakció pár másodperc alatt megy végbe. Adminisztrálni és könyvelni is egyszerűbb. Boldog a vevő, boldog a vállalkozó és a könyvelő is könnyebben elvégzi a banki munkát, mert biztosan van mivel egyeztetni a számlákat. A fiatalabb vállalkozók, vásárlók attitűdje egyre inkább eltolódik az online megoldások világába. Nem véletlen, hogy a kriptodevizákkal vagy éppen kriptodevizákban való kereskedés – bár visszaesett kissé a nemzetközi környezet hatására, de – még mindig virágkorát éli, és egyre elterjedtebb. Hiába, a jóhoz könnyű hozzászokni. Ezt a hozzászokást látom már az idősebb embereknél is, amikor közlekedési bérletet, tankolást, ebédet, és egyéb, mindennapi költségeket a telefonjuk segítségével fizetnek.
Borítókép: Getty Images