Profi árajánlat készítése lépésről-lépésre

Egy igényes és professzionális, az ügyfél minden kérdésére választ adó árajánlat elkészítése javítja vállalkozásod hatékonyságát, emeli az ügyfélkapcsolatok minőségét is. Az átláthatóság, a pontos részletek és a stílusos megjelenés mind erősítik a rólad kialakult pozitív képet. De hogyan készítsd el? Árajánlat minta segítségével mutatjuk! 

Egyre több ügyfél várja el, hogy egy termék vagy egy szolgáltatás megrendelése előtt érthető és professzionális ajánlatot kapjon. Olyat, amely nem csupán az árakat tartalmazza, hanem a bizalom és a szakértelem üzenetét is közvetíti. Egy jól elkészített árajánlat növeli az megrendelések számát, segít elkerülni a félreértéseket és megalapozhatja a hosszú távú üzleti sikereket is.

Miért fontos az árajánlat?

• Bizalom növelése
  Az ügyfelek szeretnek tisztán látni: mit kapnak a pénzükért, milyen tételeket tartalmaz a szolgáltatás és pontosan mennyibe fog ez nekik kerülni? Egy átlátható és részletes árajánlat azt üzeni az ügyfélnek, hogy megbízható és profi szakemberrel és céggel van dolga, aki tiszteli partnerei idejét és pénzét. 
• Viták elkerülése
  A jól dokumentált árajánlat segít megelőzni a későbbi félreértéseket. Ha minden tétel pontosan szerepel, akkor egyértelmű lesz, mi tartozik a szolgáltatásba, és mi nem. Ez jelentősen csökkenti az elvégzett munka után jelentkező vitákat. Egy jól megírt ajánlat egyik írásos nyoma a megállapodásnak. Ha később bármilyen kérdés vagy probléma merülne fel, az árajánlat visszakövethető dokumentumként szolgálhat, ez alapján ellenőrizni lehet az eredeti feltételeket. Ha a munkában vannak előre nem látható vagy változó árú alapanyagok, azt is egyértelműen fel kell tüntetni.
• Profizmus és igényesség
  A szépen formázott és átgondolt árajánlat az igényességet és a szakmai hozzáértést tükrözi. Az ügyfelek értékelik az átlátható és jól strukturált kommunikációt, ők nagyobb valószínűséggel választanak olyan szakembert, aki profi módon közelíti meg az ajánlatadást.

Tartalom és külalak egységben

Egy profi árajánlatnak több szempontból is meg kell felelnie: legyen jól strukturált, vizuálisan vonzó és precíz. Legyen tiszta és átlátható a felépítése. 

A legegyszerűbb, ha árajánlatot Word formátumban készíted el, amit aztán PDF-ként mentesz el. A PDF formátum előnye, hogy nem módosítható, és minden eszközön ugyanolyan megjelenést biztosít. Amennyiben rendszeresen adsz ajánlatokat, érdemes lehet árajánlat-készítő szoftvereket vagy applikációkat használnod. 

Hogyan nézzen ki?

• Fejléc: A vállalkozásod neve, logója, elérhetőségeid, adószámod 

• Ügyféladatok: az ügyfél neve, címe 

• Az ajánlat dátuma 

• Tételek listája: részletezd az elvégzendő munkát és az ahhoz kapcsolódó költségeket! Részletezd az egyes munkafázisokat is. Minden tétel legyen külön sorban, és tartalmazza a mennyiséget, egységárat és összköltséget, esetenként a szükséges munkaórát.
  Összesítés: az anyagköltség, munkadíj és ÁFA (ha vonatkozik rá) külön feltüntetése, majd az összesített végösszeg. 

• Felhasznált, beépített anyagok jellemzői, esetleges alternatívák 

• Fizetési feltételek: írd bele, milyen határidővel és milyen módon lehet fizetni (pl. készpénz, banki átutalás, bankkártya). 

• Határidők: az ajánlat érvényességi ideje, a munka várható kezdési és befejezési időpontja. 

• Elektronikus fizetés lehetősége: ha van lehetőség nálad bankkártyás fizetésre vagy elektronikus átutalásra, mindenképp hangsúlyosan tüntesd fel az ajánlatban. Egyre több ügyfél keresi az ilyen kényelmi lehetőségeket, de nem sok vállalkozónál van erre mód, pedig nagy mértékben növelheti az elégedettségüket. 

• Garancia és jótállás: Ha a szolgáltatás garanciát vagy jótállást tartalmaz, annak részleteit is érdemes belefoglalni az ajánlatba. Már maga a garancia ténye vásárlásra ösztönözheti vevőidet. 

• Kísérő szöveg: az árajánlat mellé érdemes egy rövid, udvarias kísérő üzenetet írni, amelyben kifejezed, hogy örömmel várod az együttműködést. Ez személyesebbé és szimpatikusabbá teszi az ajánlatot.
  
  

További tippünk, hogy az ajánlat elküldése után néhány nappal vedd fel a kapcsolatot partnereddel, kedvesen érdeklődd meg, hogy megkapta-e, elolvasta-e, valamint azt, hogy vannak-e feléd kérdései. Ebben a rövid beszélgetésben akár szóbeli megállapodás is születhet. 

Tartsd be ezeket a szabályokat, alakítsd ki a magad rendszerét, stílusát és hidd el, egyre többen egyre jobb megbízásokkal keresnek majd!

Fotó: Gettyimages