Ügyvédként dolgozol? Aláírni és fizetni digitálisan is lehet

Ügyvédként dolgozol? Aláírni és fizetni digitálisan is lehet

Az online dokumentumhitelesítési eszközök jelentős előnyöket kínálnak a modern vállalkozások számára, különösen akkor, ha kombináljuk a távoli kártyás fizetést lehetővé tevő virtuális terminállal. Az alábbiakban bemutatjuk, miért hasznos az online dokumentumhitelesítés, hogyan lehet ezt a vállalkozásodban alkalmazni, és hogyan intézheted akár a fizetéseket is az ügyfél fizikai jelenléte nélkül.

Vállalkozóként nem ritka, hogy a telített időbeosztás vagy a földrajzi távolság miatt nehézségekbe ütközik ügyfelünkkel egy személyes találkozót tető alá hozni. A modern technológiának köszönhetően ez többé nem okozhat fennakadást az ügymenetben. Ma már sem egy szerződés aláírása, sem a fizetés nem igényli a fizikai jelenlétet, számos megoldás áll rendelkezésünkre, hogy akár kontinenseken át üzleteljünk. A téma távolról sem egyszerű, ezért cikkünk elkészítésében dr. Kósa Ferenc ügyvéd, a Magyar Elektronikus Aláírás Szövetség Egyesület (MELASZ) elnökének szakmai segítségét kértük.

Az elektronikus aláírások segítségével szerződések és egyéb dokumentumok szignózása és visszaküldése percek alatt megtörténhet. Ez különösen olyan szakmákban jöhet jól, mint az ügyvéd vagy a könyvelő, akikre rengeteg papírmunka hárul. De nem a gyorsaság az egyetlen előnye a hasonló szolgáltatásoknak, ezek ugyanis jelentősen csökkentik a nyomtatási- és postaköltségeket is.

DocuSign kontra minősített elektronikus aláírás (QeS)

Az olyan viszonylag elterjedt szolgáltatások, mint a DocuSign alapszolgáltatása, vagy az Adobe Acrobat Sign, „egyszerű” elektronikus aláírást (Simple electronic Signature, SeS) nyújtanak. Ezek egyszerű, írásbeliség követelményéhez nem kötött szerződések digitalizációjára alkalmasak, azonban írásbeliséghez kötött szerződések digitalizációjához minősített elektronikus aláírás (Qualified electronic Signature, QeS) szükséges. Ilyen szolgáltatást minősített bizalmi szolgáltatók (QTSP) nyújthatnak szigorú állami felügyelet mellett.

Ezek a minősített elektronikus aláírások megfelelnek a legmagasabb biztonsági követelményeknek és alkalmasak az aláíró azonosítására is, továbbá az EU adatbiztonsági és adattárolási követelményeinek megfelelő, fejlett titkosítási eljárásokkal védik a dokumentumokat a hamisítástól. Továbbá a kézi aláírással egyenértékűek az EU minden tagállamában. Ezek a szolgáltatók és szolgáltatásaik ellenőrizhetőek az EU bizalmi listáján (EUTL), ahol keresni lehet országra, szolgáltatásra és szolgáltatóra is. A listán narancssárgával jelölt szolgáltatások minősített bizalmi szolgáltatások.

Könnyedén, gyorsan, biztonságosan

A minősített elektronikus aláírás-technológia számos területen alkalmazható: könnyedén – akár mobiltelefonon – aláírhatunk vele polgári jogi szerződéseket, gyorsan és egyszerűen hitelesíthetünk számlákat és más pénzügyi dokumentumokat. Sőt, cégen belül is jól jön: munkaszerződések, szabadságkérelmek, jogosultságok és engedélyek kezeléséhez szükséges iratok online aláírásával is rengeteg időt és erőforrást takaríthatunk meg.

A minősített elektronikus aláírással hitelesített dokumentum használható cégeljárásban, ingatlan-nyilvántartási eljárásban, ügyvéd által ellenjegyezhető, teljes bizonyító erejű elektronikus magánokiratot hoz létre.

Fontos megjegyezni, hogy az ügyvédek számára, az ügyvédi tevékenység folytatásához olyan speciális minősített elektronikus aláírás szükséges, amely tanúsítványában szerepel az ügyvéd kamarai azonosító száma (KASZ).

Távolról, virtuális terminállal

Természetesen nemcsak az aláírásokhoz, hanem a fizetéshez is szükségtelen személyesen megjelenni, a virtuális terminálok például lehetővé teszik, hogy ügyfeleid online rendezzék számláikat. Ezen terminálok fejlett biztonsági protokollokat használnak az ügyfelek adatainak védelmére, így a fizetések biztonságosak és megbízhatóak. A pénzforgalom felgyorsításával a vállalkozók is hamarabb hozzájuthatnak a bevételükhöz, ráadásul a virtuális terminálok használata csökkenti a készpénzkezeléssel járó költségeket. A digitális megoldások bevezetésével modern és ügyfélbarát szolgáltatásokat nyújthatsz, amelyek megfelelnek a 21. századi elvárásoknak.